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学校例会要考虑时间成本

www.jyb.cn 2007年08月28日   来源:中国教育新闻网-中国教育报

  周一下午5点30分,学生已经放学回家了,而教师们却正在学校会议室里准备开例会,例会程序依然是老一套:校长点名过后,先总结上周学生的纪律卫生情况、教师出勤、教育教学情况等,然后是本周任务布置,内容自然还是从纪律、卫生开始,然后到课堂教学、教师纪律等。大约半个多小时以后校长讲完,接着是教导主任讲话,内容也不外乎先重复校长所布置的本周重点事项,然后再从纪律、卫生、教学等方面逐一强调。此时你再看下面的老师,有的在记录,有的在看报刊杂志,有的则在充分利用时间填写要检查的业务记录,更有甚者则在底下小声地交谈着,把例会时间当成是沟通同事感情的最佳时机。眼见外面天色越来越暗,有的教师忍不住在那里不停地看手机,等待着校长宣布散会。


  这样的开会镜头想必在很多学校都能看到,对于例会大家也都有过相同的感受,校长在前面累得是口干舌燥,教师在底下听得是不耐烦却又无可奈何。每周用一个小时的时间专门来布置一周的工作,按理说效果应该很好了吧?可事实却不尽然。为什么找了专门的时间、专门的地点,却没有收到好的效果呢?我想,可能是因为每周例会布置的工作内容差不多,教师们在其中很难找到创新的激情。但更主要的是,学校领导在开会的同时却忽略了另一个问题,那就是从来没有想过要在开会的同时关注会议的成本,特别是关注会议的时间成本,也就是说领导们很少想到,如何让例会在最短的时间内收到最大的效益。


  这让我不由得想到了日本一家公司的做法,他们为了提高开会的效率,实行开会分析成本制度。每次开会时,总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是:会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间(小时),公式中平均工资之所以乘3,是因为劳动产值高于平均工资,乘2是因为参加会议要中断经常性工作,损失要以两倍来计算。因此,参加会议的人越多,成本越高。尽管对于这样计算会议时间成本的分析仍存有争议,但他们这种关注会议时间成本的意识对于学校管理者来说,却具有非常重要的借鉴意义。就像上例中的学校领导就因为缺乏会议时间成本意识,所以才会把原本可以用几分钟就讲完的事情要用一个小时来讲,这样的例会不仅让大家觉得空洞乏味,也消耗了教师的教育教学时间;使学校领导在疲于奔命的同时,也导致了教师积极性的降低。


  那么,作为学校领导该怎样计算时间成本,让每周的例会时间发挥出最大的效益呢?笔者认为,首先学校领导要做到会议“八戒”:不开没有明确议题的会,不开有许多议题的会,不开没有准备的会,不开可开可不开的会,不要无关的人参加,不要作离题的发言,不要作重复性发言,不要议而不决。其次,要做好会议的预算,当然重点是要计算会议的时间花费,从而尽量控制会议的时间。第三,要把学校的日常工作管理细节化,开会时能直奔主题,不讲八股语言,让工作有布置、有检查、有评价。最后,学校在平时的工作中要借助多形式的检查评价方式促使教师树立时间观念,掌握一定的时间管理技术和时间运筹技巧,以求用较少的时间创造出较大的教学效益,提高各项工作的效率。


  不难想象,学校领导一旦注重了计算例会的时间成本,自然就会注重学校时间资源的开发与利用效益的提高,也必然带动教师养成短时间出高效益的工作作风,也更利于培养学生珍惜时间的良好习惯。

 

  作者 江苏省连云港市赣榆县城头镇中心小学 梁庆梅

 

  《中国教育报》2007年8月28日第7版



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