香港中文大学（深圳）附属彩田学校：以机制创新让书记校长信箱发挥实效

书记（校长）信箱，本应是倾听师生心声、汇聚办学智慧的重要桥梁。然而，香港中文大学（深圳）附属彩田学校却面临信箱“尴尬处境”的困扰：因缺乏系统、规范的回应机制，信箱逐渐沦为简单的意见收纳箱。直至今年春季开学初，一封来自六年级学生小谭的来信，成为改变这一现状的关键契机。小谭在信中反映：“升旗台旁的塑胶跑道长了小青苔，遇水湿滑，昨天有几名同学经过时不慎摔倒，存在较大安全隐患。”这封信促使学校重新审视书记（校长）信箱的真正价值。

学校由此明确：书记（校长）信箱的价值不仅在于收信，更在于通过制度化、规范化的回应机制，让每一份声音被重视、每一条建议得到反馈——这既是民主管理的基本要求，更是“以生为本”办学理念的具体体现。

基于这一认识，学校探索建立了“三级响应+公开晾晒”的书记（校长）信箱闭环管理机制，以切实行动确保每一封信件都能获得有效回应。

分级响应：为每封来信制定专属方案

针对不同类型的来信，学校摒弃“一刀切”的处理方式，组建了由书记、校长牵头，后勤装备服务中心、教学指导服务中心、学生成长服务中心等多部门参与的信箱工作坊。根据诉求的紧急程度与涉及范围，将信件划分为应急速办、联动协办、规划实办三类，实现分类精准处置。

应急速办类主要针对设施安全、突发事件等紧急问题，实行12小时内响应机制。例如小谭反映的跑道防滑问题，工作坊当天即协调后勤部门现场排查，午间完成清理，傍晚便在校园公示栏张贴处理回执，附上来信截图（匿名处理）与整改照片，使师生直观感受到“意见有分量”。诸如教室灯管损坏、厕所漏水等影响正常教学与生活的问题，均纳入此类，确保“当天受理、尽快解决”。

联动协办类涉及多部门协作事项，相关议题被纳入每周校务会议程。例如，曾有5名男生联名建议“增设羽毛球课间活动场地”，学校根据学生手绘设计图，组织后勤装备服务中心（负责场地规划与器材配置）与学生成长服务中心（负责活动管理）共同研讨闲置空地利用方案，最终在半个月内建成6片室外简易球场，满足了学生课间锻炼需求。针对教师反映的“跨学科活动协调难”问题，也通过此机制，形成了“教学指导服务中心牵头、多学科协同配合”的筹备流程，有效提升了此类复杂诉求的处理效率。

规划实办类主要吸纳教师提出的具有中长期价值的建议，如“升级图书馆”“建设科创中心”等，将其纳入学校年度或学期工作计划，并通过公示栏同步更新进展。例如，图书馆升级计划结合学校经费预算，制定了分阶段实施时间表，使师生清晰了解建议如何逐步落地，感受到学校对每项意见的认真对待。

公开晾晒：实现民主管理可视化

闭环管理的核心在于消除信息差。如果仅解决问题而不公开过程，师生仍会感觉“信箱成谜”。为此，学校构建了线上线下相结合的公开晾晒平台。

线下，学校在教学楼大厅设立“信箱回音壁”，每周更新一次，隐去来信人信息，保留核心诉求与解决方案，使“提了什么、如何解决、效果怎样”一目了然。有教师反馈：“看到自己提出的‘精简会议、提高效率’建议被采纳并公示，真切感受到自己是学校管理的一份子。”

线上，学校开发“信箱进度条”小程序，来信人可通过查询码实时查看信件“收到—分派—处理—反馈”全流程节点。“全程可追溯”的设计，有效消除了师生对“建议石沉大海”的担忧。

此外，学校将升旗仪式作为“信箱回信”的现场平台。每当公布典型问题的解决方案时，现场师生的热烈掌声，充分体现了民主决策所带来的凝聚力。

育人延伸：从管理工具到成长阵地

闭环机制在运行中，意外激活了其育人功能。学生见到自己的建议被采纳实施，积极性与创造力显著提升。有的学生自发组建校园观察员小组，主动发现问题并提出解决方案，从建议提出者转变为问题参与者。教师也逐渐从被动接受管理转向主动建言献策，如数学组提出的“优化分层作业设计”建议，便推动了学校校本作业改革项目的启动。

事实上，办好书记（校长）信箱并无特殊秘诀，核心在于尊重与回应。当每一封来信都能长出“回音的翅膀”，师生便从办学的旁观者转化为共建者——这种同心、同向、同行的凝聚力，正是推动学校高质量发展的宝贵动力。