四川农业大学利用WPS 365优化校友接待与管理工作

近日，四川农业大学举办建校120周年校庆活动。活动过程中，面对超万名校友集中返校带来的预约、签到、到访统计和接待协调等多项工作，学校借助WPS 365上线校友到访管理应用，将分散的信息收集、数据管理与各学院协同串联起来，实现校庆服务的规范化升级。

过去，高校重大活动校友集中返校问题容易存在一些痛点。例如报名渠道分散，难以集中掌握到访信息；现场签到数据与前期报名信息相互割裂，实际到访情况需要人工比对统计；数据汇总后，需要人工逐一整理并传递给各学院，信息传递滞后等。

引入WPS 365后，上述工作变得简单而有序。针对主题晚会、联谊座谈会等多类校庆活动，学校首先用表单创建统一的校友到访报名入口，将不同渠道的报名信息进行统一汇集。到访当日，校友扫描二维码即可完成签到，签到数据自动汇入后台，实现报名信息与签到数据的集中管理。

更关键的变化发生在数据管理层面。学校用多维表格搭建校友到访管理后台，集中管理报名、签到等数据信息，并自动生成可视化看板。校庆期间，这套应用累计承接超1万人次在线预约、超1.8万人次在线签到，覆盖四川农业大学的成都、都江堰、雅安三大校区。通过看板，校友办公室能直观查看各学院的报名人数、到访人数及各学院到访人数占比，为统筹接待资源提供清晰的数据参考。

数据集中管理后，为了将信息及时传递给各学院，学校进一步通过WPS Comate开发数据分析专家智能体，AI自动分析各学院校友的到访数据，并通过协作平台将分析简报自动推送到各学院管理员。借助这一流程，各学院管理员便可在日常使用的协作工具中接收本学院的到访简报，方便提前做好接待准备。

此外，学校还将“校友到访管理”应用接入协作工作台，方便各学院管理员随时进入应用，查询本学院校友的报名、签到情况和到访明细，并按需获取更详细的信息。

据了解，这套应用实现了从校友到访信息线上收集、现场签到、数据统计与各学院协同的全流程数字化管理，让校友接待从一项需要多方协调的“大工程”，变成各学院在同一平台上自主处理的常规事务，也为高校用轻量级数字化工具提升校友服务，提供了一个可复制可借鉴的样本。